Você sabe o que é o Project Management Office? Chegou a hora de saber como o departamento pode ser muito útil nos projetos da empresa. Com ele, é possível acompanhar mais de perto a efetividade e a execução dos projetos empresariais.

Neste texto, você entenderá o que é PMO e a finalidade dele na empresa. Ao final, saberá como a transformação digital interage com o departamento.

Quer fazer sua empresa crescer? Então aprenda agora mesmo como o PMO pode ajudar. Boa leitura!

O que é Project Management Office?

Project Management Office (PMO) é um departamento que tem como responsabilidade definir e zelar pela manutenção dos padrões de gerenciamento de projetos empresariais. O objetivo é fazer com que o controle e a execução das propostas da organização sejam otimizados.

Com a competitividade entre as empresas, os executivos passaram a compreender melhor o valor que há no PMO. Mesmo quando ainda não conseguem implementar o programa, os gestores pensam em formas para que ele seja adotado no menor tempo possível.

Qual é a finalidade do PMO em uma empresa?

É comum nas empresas que os projetos não consigam atingir algumas das variáveis, como escopo, custo e tempo. O PMO tem justamente como atribuição trabalhar para que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e dos custos previstos.

É comum que os PMOs tenham outras responsabilidades além de ficar por conta da definição de processos e metodologias. Entre as principais funções do Project Management Office estão:

  • monitoramento de relatórios sobre portfólios e projetos;
  • repasse do progresso;
  • gerenciamento de cronograma;
  • gerenciamento de recursos e de risco;
  • definição de metodologias;
  • desenvolvimento de melhorias nos processos;
  • definição de métricas;
  • distribuição de informações.

Tipos

É possível dividir o PMO em três tipos:

  • corporativo — responsável por definir os padrões de gestão de toda a corporação;
  • departamental — responsável por definir os padrões de uma área da organização, como a de TI;
  • para fins específicos ou especiais — nesse caso, os objetivos são bem específicos e costumam ter um tempo de funcionamento programado.

Vantagens

As principais vantagens que podem ser obtidas com o PMO são:

  • aumento de performance;
  • possibilidade de aumentar o sucesso dos projetos;
  • criação de melhores produtos;
  • mais foco;
  • colaboradores mais qualificados;
  • processos aprimorados.

Qual é a relação entre PMO e transformação digital?

A transformação digital de uma empresa não significa apenas fazer um site ou ter perfis em redes sociais. Diferentemente disso, é necessário ter um projeto para que a empresa pense de forma diferente e adote as principais estratégias digitais. Tudo isso para ter visibilidade e dados para o processo de decisões quanto ao oferecimento de novos produtos e serviços, atendendo aos consumidores da forma que eles esperam ser atendidos.

Para que isso aconteça, é essencial que o projeto empresarial seja acompanhado de perto — é aí que entram os KPIs para gestão. Assim, a empresa pode se certificar de que as ações planejadas não serão paradas no meio do caminho ou que os custos de implementação não aumentarão. Além disso, é fundamental que as mudanças aconteçam no menor tempo possível, de forma que a instituição não perca espaço no mercado.

Quais são as competências de um gestor de projetos?

Por trás de um Project Management Office existe um bom gestor. Ele desempenha um importante papel para conduzir iniciativas e, por esse motivo, as empresas vêm procurando cada vez mais por esse profissional. Ele se responsabiliza por algumas funções, sendo suas principais competências as citadas abaixo.

Comunicação

A comunicação é fundamental para o gerenciamento de projetos, que deve orientar a elaboração do projeto durante o seu ciclo de vida. Aproximadamente 90% do tempo do gestor está relacionado à comunicação durante a efetivação de uma iniciativa. É necessária uma boa comunicação para conseguir a transmissão de mensagens que viabilizem o entendimento do projeto.

É preciso tomar cuidado com as palavras, definindo a melhor forma de se comunicar com cada parte envolvida no projeto. São os feedbacks personalizados. Um gestor de projetos que se comunica com eficiência é aquele que é compreendido com facilidade por todos, porque tem conhecimento das melhores técnicas de comunicação, visando alcançar públicos diferentes.

Planejamento

O gestor também deve planejar, definindo o escopo do projeto, gerenciando esse escopo, elaborando os requerimentos, desenvolvendo uma estrutura de análise e as linhas de base do projeto. O planejamento assegura que o PMO incluirá todas as etapas necessárias para ser concluído com sucesso.

Mensuração dos resultados

Depois de implementar sistemas de gestão de qualidade para garantir que os resultados estejam dentro dos padrões legais e estabelecidos, é fundamental acompanhar e monitorar a qualidade, estabelecendo métricas e indicadores para os resultados. Entre os principais KPIs usados na gestão de projetos, podemos destacar:

  • recursos — monitoramento e análise dos recursos e custos que serão dispendidos na execução do projeto;
  • deadline — mostra se os prazos estão sendo respeitados pela equipe e ajuda a corrigir falhas nesse sentido, implementando melhorias;
  • produtividade — controlam o prazo de entrega entre uma e outra etapa, assegurando que tudo esteja conforme o escopo planejado;
  • valor agregado — mensura o valor adicionado ao projeto ao final de cada etapa (considerando, em especial, a taxa de ROI);
  • maturidade do projeto — indicativos que confirmam o nível de maturidade do projeto são a taxa de rotatividade dos funcionários, a taxa de projetos que tiveram sucesso, quantidade de profissionais capacitados e envolvidos no projeto, quantidade de valor agregado à empresa;
  • qualidade — avalia a qualidade dos processos que já foram efetivados e dos que estão sendo feitos.

Coordenação de atividades

Outra função do gestor de projetos é coordenar as atividades das equipes. Ele define quem se responsabilizará por cada etapa, quais são as competências esperadas para cada cargo. Também cuida do desenvolvimento dessas habilidades e acompanha todas as operações dos profissionais durante a execução do projeto, confirmando que estão sendo realizadas corretamente, sempre respeitando o que foi planejado, as normas de segurança e de qualidade e fazendo correções ou mudanças conforme as necessidades.

Como se tornar um gerente de projetos?

Tudo pode ser aprendido! Claro que existem pessoas que já nascem com determinadas habilidades, mas ainda assim é preciso desenvolvê-las, saber usá-las. E há competências que podem ser desenvolvidas por meio de aprendizado e prática. Para se tornar um gestor de PMO, o ideal é fazer cursos voltados para a área.

Há diversas opções para o administrador que deseja se especializar em Project Management Office, principalmente os cursos a distância, que poupam tempo e dinheiro e oferecem mais flexibilidade de horários e comodidade ao estudante.

Os cursos livres de gerente de projetos, por exemplo, oferecem conteúdo de boa qualidade. O importante é optar por uma boa instituição de ensino, bem reputada. Os cursos são rápidos (em média, dois meses) e oferecem certificação digital após a conclusão do curso.

Project Management Office é muito importante para que os projetos sejam executados da forma esperada. No contexto da transformação digital, o PMO se torna ainda mais importante para que a empresa consiga crescer no mercado da forma esperada, juntamente a outros métodos, como o PMBOK.

Gostou de saber um pouco mais sobre o assunto? Quer continuar aprendendo sobre gerenciamento de projetos? Então, não perca a oportunidade: veja como a pós-graduação em gestão de projetos contribui para uma administração mais estratégica.